Hệ thống ERP theo quy trình doanh nghiệp
ERP chỉ đáng đầu tư khi doanh nghiệp đã đủ phức tạp để mất tiền vì dữ liệu rời rạc. Chúng tôi bắt đầu bằng việc xác định điều đó, rồi tư vấn thẳng: có trường hợp nên mua ERP đóng gói thay vì xây riêng, và chúng tôi sẽ nói nếu đó là trường hợp của bạn.
Trang này dành cho bạn nếu
- Kho, bán hàng và kế toán mỗi bên một số liệu, cuối tháng phải ngồi đối chiếu bằng Excel.
- Không biết chính xác đang tồn bao nhiêu, đã đặt bao nhiêu, sắp về bao nhiêu.
- Muốn xem lãi lỗ theo từng đơn hàng hay từng lô sản xuất nhưng phải ghép tay nhiều nguồn.
- Phần mềm đóng gói đang dùng không khớp quy trình nên nhân viên vẫn phải làm thêm ngoài hệ thống.
Chúng tôi làm những gì
Mua hàng và nhà cung cấp
Đề nghị mua, duyệt theo hạn mức, đơn đặt hàng, nhận hàng và đối chiếu công nợ nhà cung cấp.
Kho và tồn kho
Nhập xuất tồn theo nhiều kho, kiểm kê, quản lý theo lô và hạn dùng nếu ngành hàng cần.
Sản xuất
Định mức nguyên vật liệu, lệnh sản xuất, theo dõi tiến độ và tính giá thành theo lô.
Bán hàng và công nợ
Báo giá, đơn hàng, xuất hàng, hoá đơn và theo dõi công nợ khách hàng theo tuổi nợ.
Báo cáo quản trị
Báo cáo theo chiều bạn cần — theo sản phẩm, theo khách, theo kênh, theo kỳ — thay vì chỉ những báo cáo phần mềm đóng gói cho sẵn.
Phân quyền theo vai trò
Mỗi vai trò thấy đúng phần dữ liệu của mình, mọi thao tác sửa đổi đều có nhật ký truy vết.
ERP đóng gói hay ERP tuỳ chỉnh?
Đây là câu hỏi nên trả lời trước khi bàn tới ngân sách. Chọn sai hướng tốn kém hơn nhiều so với chọn sai nhà cung cấp.
| Tiêu chí | ERP đóng gói | ERP tuỳ chỉnh |
|---|---|---|
| Thời gian triển khai | Nhanh, vài tuần đến vài tháng | Lâu hơn, thường từ 3 tháng |
| Chi phí ban đầu | Thấp hơn | Cao hơn |
| Chi phí dài hạn | Phí thuê bao theo người dùng, tăng theo quy mô | Chi phí bảo trì, không tăng theo số người dùng |
| Khớp quy trình | Doanh nghiệp phải đổi theo phần mềm | Phần mềm làm theo quy trình doanh nghiệp |
| Nghiệp vụ đặc thù | Khó hoặc tốn kém để tuỳ biến | Làm được đúng như cách bạn đang vận hành |
| Quyền sở hữu | Phụ thuộc nhà cung cấp | Sở hữu mã nguồn và dữ liệu |
| Phù hợp khi | Quy mô nhỏ, quy trình phổ thông, cần triển khai gấp | Nghiệp vụ đặc thù là lợi thế cạnh tranh, quy mô đủ lớn |
Khi nào giải pháp này không phù hợp
Chúng tôi nói trước để bạn không mất thời gian — và để chúng tôi không nhận việc mình làm không tốt.
- Quy trình nội bộ chưa thống nhất — mỗi phòng ban mô tả một kiểu. ERP sẽ phóng to sự thiếu thống nhất đó chứ không sửa được nó.
- Doanh nghiệp dưới khoảng 20 nhân sự với nghiệp vụ phổ thông: phần mềm đóng gói thường là lựa chọn đúng và chúng tôi sẽ nói vậy.
- Ban lãnh đạo không trực tiếp tham gia. ERP đụng tới cách làm việc của mọi phòng ban, thiếu người quyết ở trên thì dự án sa lầy ở khâu thống nhất.
- Ngân sách chỉ tính phần phát triển mà bỏ qua chi phí chuyển dữ liệu, đào tạo và giai đoạn chạy song song với cách làm cũ.
Công nghệ chúng tôi dùng
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp bao nhiêu người thì nên làm ERP riêng?
Không có ngưỡng cứng, nhưng dấu hiệu rõ nhất là khi bạn đang mất nhiều giờ mỗi tuần chỉ để đối chiếu số liệu giữa các bộ phận, hoặc khi quy trình đặc thù chính là thứ tạo lợi thế cạnh tranh. Dưới quy mô đó, phần mềm đóng gói thường kinh tế hơn.
Có triển khai từng phần được không?
Nên là đằng khác. Chúng tôi thường bắt đầu từ module giải quyết vấn đề cấp bách nhất — hay là kho hoặc bán hàng — rồi mở rộng dần. Cách này giúp bạn thấy giá trị sớm và giảm rủi ro so với triển khai toàn bộ cùng lúc.
Dữ liệu cũ có chuyển sang được không?
Có. Cần một đợt làm sạch và đối chiếu vì dữ liệu Excel thường thiếu chuẩn hoá. Chúng tôi làm cùng đội của bạn, và thường chạy song song hệ thống cũ với mới một thời gian trước khi cắt hẳn.