Tự động hoá những việc lặp lại mỗi ngày
Trước khi tự động hoá, chúng tôi đo: việc này tốn bao nhiêu giờ công mỗi tháng, tự động hoá tốn bao nhiêu, bao lâu hoàn vốn. Nếu con số không thuyết phục, chúng tôi khuyên bạn không làm — đó là câu trả lời trung thực hơn là nhận việc.
Trang này dành cho bạn nếu
- Nhân viên copy dữ liệu từ hệ thống này sang hệ thống khác mỗi ngày.
- Báo cáo định kỳ phải ghép tay từ nhiều nguồn, mất cả buổi mỗi tuần.
- Quy trình duyệt chạy bằng email và Zalo, không ai biết hồ sơ đang nằm ở đâu.
- Cùng một thông tin phải nhập lại ở ba chỗ, và ba chỗ đó thường lệch nhau.
Chúng tôi làm những gì
Đo trước khi làm
Ghi nhận thời gian thật của từng bước, tính giờ công mỗi tháng và thời gian hoàn vốn. Đây là bước quyết định có nên tự động hoá hay không.
Nối dữ liệu giữa các hệ thống
Dữ liệu chảy tự động thay vì người bê từ nơi này sang nơi khác, kèm cơ chế thử lại khi một bên tạm ngừng.
Quy trình duyệt
Số hoá luồng phê duyệt với phân quyền theo hạn mức, nhắc người duyệt và ghi lại toàn bộ lịch sử xử lý.
Báo cáo tự động
Báo cáo được tổng hợp và gửi theo lịch, thay vì ai đó phải ngồi ghép Excel mỗi sáng thứ Hai.
Xử lý chứng từ bằng AI
Đọc hoá đơn, phiếu nhập, hợp đồng scan và trích xuất dữ liệu vào hệ thống, kèm bước người duyệt ở các trường quan trọng.
Cảnh báo khi có sự cố
Tự động hoá thất bại trong im lặng còn nguy hiểm hơn làm tay. Mọi luồng đều có giám sát và cảnh báo.
Khi nào giải pháp này không phù hợp
Chúng tôi nói trước để bạn không mất thời gian — và để chúng tôi không nhận việc mình làm không tốt.
- Quy trình còn thay đổi liên tục — tự động hoá xong lại phải sửa, không kịp hoàn vốn. Nên ổn định quy trình trước.
- Khối lượng nhỏ, vài chục thao tác mỗi tháng: chi phí xây dựng và bảo trì vượt giá trị tiết kiệm được.
- Bước cần phán đoán phức tạp hoặc đàm phán với con người — không nên tự động hoá, chỉ nên hỗ trợ.
- Hệ thống nguồn không có API và không cho phép truy cập dữ liệu — tự động hoá bằng cách mô phỏng thao tác giao diện rất dễ hỏng.
Công nghệ chúng tôi dùng
Câu hỏi thường gặp
Bao lâu thì hoàn vốn?
Chúng tôi tính con số này ngay ở giai đoạn khảo sát dựa trên giờ công thật đang bỏ ra. Những bài toán chúng tôi nhận thường hoàn vốn trong vòng một năm; nếu ước tính vượt quá xa mốc đó, chúng tôi nói thẳng là chưa nên làm.
Có thay thế nhân sự không?
Thực tế phổ biến hơn là nhân sự chuyển sang việc cần phán đoán, còn máy làm phần lặp lại. Chúng tôi cũng khuyên nên nói rõ điều này với đội ngũ từ đầu — tự động hoá bị nhân viên chống đối thì rất khó triển khai.